各乡（镇）人民政府、街道办事处，市直有关部门：

《长垣市城市建设档案管理办法》已经市政府第83次常务会议研究同意，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻落实。

长垣市人民政府 

2025年9月22日

长垣市城市建设档案管理办法

第一章  总  则

第一条  目的依据。

为加强长垣市城市建设档案管理，充分发挥城建档案在城市建设、管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》《河南省城市建设档案管理办法》及《电子文件归档与电子档案管理规范》等法律法规，结合本市实际，制定本办法。

第二条  适用范围。

本办法适用于长垣市行政区域内城市建设档案的收集、整理、保管、利用等管理活动。

第三条  定义解释。

本办法所称城市建设档案（以下简称城建档案），指在城市规划、建设及其管理工作中形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体文件材料，包括纸质档案和电子档案。

（一）电子档案：在城市建设及其管理活动中形成，具有保存价值并归档保存的电子文件及其元数据，涵盖内容、结构、背景信息和管理过程数据。

（二）元数据：描述电子文件和电子档案内容、背景、结构及其管理过程的数据，是电子档案不可或缺的组成部分。

第四条  管理原则。

城建档案工作实行统一领导、分级管理、集中保存、分段负责，确保档案完整、准确、系统、安全及有效利用。电子档案管理遵循全程管理原则，严格落实真实性、完整性、可用性、安全性“四性”保障要求，执行数字化存储规范。

第二章  管理机构与职责

第五条  主管部门职责。

长垣市住房和城乡建设局作为本市城建档案工作主管部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导，履行以下职责：

（一）贯彻落实城建档案管理相关法律法规与方针政策，制定本市城建档案管理规范性文件及发展规划。

（二）统筹推进城建档案信息化建设，制定电子档案管理技术标准与规范。

（三）指导、监督检查本市城建档案及电子档案管理与利用全流程工作，确保电子档案符合国家标准，并依法查处相关违规行为。

（四）法律、法规、规章规定的其他职责。

第六条  管理机构职责。

长垣市城建档案馆（或城建档案工作主管部门授权委托的城建档案管理机构）负责本市城建档案收集、整理、保管和利用，并向社会提供优质的档案技术咨询、信息服务，业务受市档案行政管理部门监督指导，履行以下职责：

（一）接收、收集本市应归档的城建档案及电子档案，开展整理、分类、编目、保管、统计等工作；负责电子档案的采集、存储、备份、数字化加工，构建管理信息系统，进行 “四性” 检测，实施格式转换、迁移和异地备份，保障各类档案安全。

（二）开发城建档案及电子档案信息资源，推进城建档案信息化，开展数字化工作，建立完善档案信息管理系统，为城市建设、管理及社会公众提供服务。

（三）对本市城建档案工作进行技术业务指导，参与建设工程档案预验收和竣工验收。

（四）履行法律、法规和规章规定的其他职责。

第七条  建设单位职责。

建设单位在城市建设活动中应健全档案管理制度，组织协调勘察、设计、施工、监理等单位开展工程文件形成、积累和立卷归档工作，按照“谁形成、谁负责，谁移交、谁负责”原则，落实建设工程档案归档、移交工作职责，按规定向城建档案管理机构移交工程档案，具体职责如下：

（一）组织各参建单位同步开展纸质与电子文件形成工作，建立全流程管控机制，确保工程建设各阶段文件双套制同步形成、同步归档。

（二）依标准规范整理、审核工程电子档案，按规定格式和标准移交，核查元数据完整性，保证电子档案格式合规、长期可用。

（三）按规定向城建档案管理机构移交纸质档案及符合要求的电子档案，履行移交责任。

第八条  行业管理部门及其他单位职责。

各行业管理部门在其职责范围内，负责监督、指导本行业、本系统所属单位依法开展城建档案的形成、积累、整理、归档、移交工作。

勘察、设计、施工、监理等单位按规定，负责本单位工程建设过程中工程文件收集、整理和归档，并及时向建设单位移交（含电子文件）。

第三章  档案的收集与整理

第九条  收集范围与意义。

城建档案管理机构接收和收集档案范围包括：

（一）城市建设工程档案：工业、民用建筑工程，市政基础设施工程，城市更新项目，以及城市防洪、抗震、人防等应急工程建设项目从立项到竣工验收全过程形成的文件材料。同步接收项目各环节形成的电子文件，包括工程设计图纸、施工记录、验收报告等对应的电子文本、图像、BIM 模型等格式文件，以及相关元数据、存储载体、读取软件和技术文档。

（二）城市建设管理档案：城市建设管理部门在城市建设管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，包含管理过程中产生的各类电子文件及其元数据、存储载体与技术文档。

（三）城市建设声像档案：反映城市建设面貌、重大建设活动、重要建设工程等的照片、录像、录音等声像材料，以及数字化处理后的电子声像文件、对应元数据和存储介质信息。

（四）产业发展类档案：建筑、防腐产业类项目在发展过程中形成的具有保存意义的档案资料，如产业规划文件、技术革新记录、重大项目建设历程、行业发展数据等，以及相关的电子文件与技术文档。

（五）历史文脉与文化遗产档案：涉及承载城市历史记忆、蕴含文化价值及关乎文化传承的各类建设档案，包括历史建筑保护的修缮档案、反映城市发展的历史照片、老城区改造及街巷布局相关档案、传统村落历史建筑保护建设档案，以及面向社会公开征集的具有本市历史记忆和文化价值的老照片、老物件、老地图等资料。

（六）其他应当归档的城建档案：涵盖上述未明确但符合城建档案归档要求的各类纸质及电子档案。其中，涉及城市建设管理、重大决策、公共安全、民生保障等关键领域的档案为必须收集的范畴，相关单位和个人需按规定时限报送；同时鼓励社会各界自愿贡献具有城市记忆价值的各类零散档案资料，包括私人收藏的历史文献、家族建设相关记录等，城建档案管理机构将对自愿报送者给予适当表彰。

城市建设档案的重要意义：

城市建设档案是城市的“记忆库”和“数据库”，其保存意义早已超越单纯的“记录”功能，渗透到城市规划、安全保障、文化传承、治理升级等各个领域。它既是过往建设的“脚印”，也是未来发展的“指南针”，对实现城市可持续发展、提升居民生活质量具有基础性、战略性作用。

第十条  收集要求。

（一）城乡建设主管部门在办理建设工程质量安全监督手续及核发建筑工程施工许可证时，应当向建设单位送达由城建档案管理机构统一制作的《移交建设工程档案告知承诺书》，明确建设工程档案移交义务、操作规范以及相关业务咨询对象，协助做好建设工程档案收集工作。

（二）建设工程档案应当按照国家有关规定进行整理，做到分类科学、组卷合理、编目准确、装订规范。工程竣工图应当与工程实际情况相符，加盖竣工图章，并由施工单位技术负责人审核签字。

（三）列入城建档案接收范围的建设工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收不合格的，建设单位应当按照要求整改，重新申请预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。            

第十一条  整理标准。

城建档案整理应符合国家及地方相关标准规范，确保档案材料齐全完整、内容真实准确。

第四章  档案的报送与接收

第十二条  报送主体与时间。

（一）建设工程档案移交应当在工程竣工验收备案前一次性移交，对建设周期长或在线上归档的建设工程，可以分阶段验收，分阶段移交。

（二）地下管线普查、补测成果档案，应当在普查、补测工作结束后3个月内，同时向城建档案管理机构报送纸质档案和电子档案。

第十三条  报送要求。

（一）报送的城建档案应当是原件，特殊情况下需要报送复印件的，应当注明原件存放处，并加盖报送单位公章。

（二）报送的城建档案应当符合国家和地方有关档案整理的标准和规范，保证档案的质量。电子档案须按国家电子档案移交与接收标准规范进行组织，经“四性”（真实性、完整性、可用性、安全性）检测合格后，方可移交。

（三）建设单位向城建档案管理机构移交工程档案时，应当同时提交工程档案移交书，明确移交档案的内容、数量、时间等事项，并由双方签字盖章确认。电子档案，报送时还需额外提交《电子档案移交清单》，详细明确电子档案的内容、格式、数量、检测结果等信息。

第十四条  接收程序。

（一）城建档案管理机构依法对报送验收的工程档案进行检查、验收，对符合要求的予以接收并出具凭证；对不符合接收要求的，告知整改内容限期补充。接收电子档案时，进行“四性”检测，包括文件内容原始性、元数据完整性、文件可用性和存储安全性等。

（二）城建档案管理机构建立档案接收登记制度，详细记录档案信息。电子档案检测合格后出具《电子档案接收凭证》，纳入管理系统。

第五章  档案的保管与保护

第十五条  保管制度。

城建档案管理机构应当建立健全档案保管制度，加强档案库房管理，做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等工作，确保档案的安全。电子档案保管要求如下：

（一）电子档案应存储在专用服务器或存储设备中，严格设置访问权限和操作日志，严禁擅自修改、删除，保障电子档案数据的原始性与安全性。

（二）实行电子档案 “三套备份” 制度，即在线保存一套、本地离线存储一套、异地离线存放一套，同时对备份介质进行定期检测和更新，防止数据丢失或损坏。

（三）针对重要电子档案（如地下管线、历史建筑档案），必须进行异地容灾备份，确保在遭遇灾难等极端情况下数据能够完整恢复，充分发挥电子档案的价值与作用。

第十六条  档案修复与抢救。

城建档案管理机构应当定期对档案进行检查，对破损、变质的纸质档案及时进行修复和抢救。

第十七条  信息化安全管理。

城建档案管理机构应加强档案信息化建设过程中的安全管理，通过采取有效的技术手段和管理措施，全面保障电子档案在存储、传输和使用环节的安全。

第六章  档案的利用与服务

第十八条  利用制度。

城建档案管理机构应建立健全档案利用管理制度，明确档案利用范围、程序及方式，为社会公众提供便捷高效的档案利用服务。

第十九条  开放档案。

城建档案管理机构应依照国家相关规定，编制开放目录，便于公众查阅利用。电子档案开放前全面核查内容，彻底剔除敏感信息，确保开放内容不损害国家利益、社会公共利益及他人合法权益。

第二十条  档案技术咨询与信息服务。

城建档案管理机构根据相关法律法规及政策文件，开展向社会提供技术咨询和信息服务工作。

第七章  监督检查与法律责任

第二十一条  监督管理。

长垣市住房和城乡建设局应当加强对本市城建档案工作的监督管理，定期对城建档案管理机构、建设单位和其他有关单位的城建档案工作进行检查和指导，及时发现和解决问题。

第二十二条  责任追究。

违反本办法规定，有下列行为之一的，由长垣市住房和城乡建设局责令限期改正；逾期未改正的，依照相关法律法规移交相关执法部门予以处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）建设单位违规行为

未组织工程档案收集、整理、归档，或未按规定向城建档案管理机构移交工程档案；

未按规定移交电子档案或移交的电子档案不符合要求。

（二）勘察、设计、施工、监理等单位违规行为

未按规定完成本单位工程文件的收集、整理和归档，或未及时向建设单位移交工程文件；

未按要求形成、移交电子文件。

（三）行业管理部门违规行为

有关部门及其工作人员有滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊，造成档案损失、泄露及其他违反城建档案管理规定行为的，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依法给与处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十三条  信用管理。

对违反本办法规定的单位和个人，依据《住房城乡建设领域公共信用信息目录（2024 版）》相关规定，将其不良行为信息纳入信用管理体系，实施联合惩戒。

第八章  附  则

第二十四条  施行日期。

本办法自发布之日起施行。

第二十五条  解释权。

本办法由长垣市住房和城乡建设局负责解释。

相关链接：《长垣市城市建设档案管理办法》政策解读

          《长垣市城市建设档案管理办法》政策解读（图解）